جهت جلوگیری از هرگونه خطا و یا فراموشی اطلاعات ، بایستی آنها را لحظه به لحظه ثبت نمود . در روش دیجیتالی این اطلاعات در برنامه مربوطه ذخیره می گردد . در صورتی که روش کلاسیک استفاده شود ، شخص طراح با آماده کردن یک جدول ، اطلاعات را از فرد قرائت کننده دریافت و بلافاصله درون آن ثبت می کند.
